こんにちは！桑名市スマートシティ推進課です。
今年度、当課では新たな試みとして「業務改善サークル」を立ち上げ、活動を開始しました。

「業務改善サークル」ってなに？

その名のとおり、桑名市のあらゆる「業務」を「改善」しよう！というサークルです。
人口減少、社会のデジタル化など、行政課題はこれまでにないほど急速に変化しています。
様々な変化に対応するため、所属部署の垣根を越えて、職員自らが課題を持ち込み、学びあい、業務改善のためのアイデアを共有する
そんな場をつくるものとして、昨年度末に庁内でメンバーを募集したところ、様々な部署から２４名の有志メンバーが集まりました。

もう少し具体的に！なにやってるの？

現在、月に１・２回程度集まり、ざっくばらんにそれぞれのメンバーが持ち寄った課題についてアイデアを出し合い、業務改善を目指しています。

「市民の方の窓口での申請をもっと楽にしたい」
「〇〇の業務の事務処理に時間がかかりすぎている。改善箇所はあるだろうか」
「ナレッジ管理を進め、業務オペレーションの改善をしたい」
などなど、課題は様々です。

また、サークル内で出た「こんな勉強会をやってほしい」の声に順次サークル長が応えながら、ノーコードツールの研修会やExcel講座などを開催し、メンバーのデジタルスキルアップを目指しています。

参加者の声

参加のきっかけや、感想をサークルメンバーに聞いてみました！

【参加しようと思ったのはどうして？】
・他の課の課題を解決する（考える）ことで、自分の業務改善のアイデアにつながると思い、参加しようと思いました。
・デジタルツールやシステムに関する業務相談をしたいと思い参加しました。

【活動してみていかがですか？】
・年齢や職種を問わず、前向きに話し合いができることがよかったです。
・普段の業務からの気分転換にもなっています。
・業務時間内にこのような場があることは貴重だと感じています。

サークルメンバーの皆さんは、業務内容も、デジタル知識も、年齢層もバラバラですが「今の業務をよりよいものに改善したい！」という気持ちを持って前向きに取り組んでいただいています。
様々な部署から出た課題は、ノーコードツールやRPAなどのデジタルツールで大きく業務改善できるものもあれば、「これは人の手でやった方が早くて安い」という結果の場合もあり、活発な意見交換の中、課題の「最善」をみんなで探しています。

和やかな雰囲気の中、何気ない一言が新しいアイデアのきっかけになることもあるため、部署の垣根を超えたこのサークル活動がとても有意義なものである、と運営側のスマートシティ推進課職員も日々感じています。

最後に

まだまだ走り出したばかりのこの業務改善サークルですが、これからも小さい課題から大きい課題まで、サークルメンバー一丸となり、ひとつずつ業務改善に取り組みたいと思います。