はじめまして。スマートシティ推進課 基盤係のS田です。
今回は係の役割及び最近の取り組みをご紹介させていただきたいと思います。

スマートシティ推進課は「基盤係」と「スマートシティ推進係」の２係構成になっており、私が所属する基盤係は主にパソコンやネットワークの管理及び、グループウェアや基幹系業務システムの運用を担当しております。
スマートシティ推進係が主に取り組んでいるDX推進に比べると活動は地味ではありますが、縁の下の力持ちといったところでしょうか。
どちらかというと、対市民というより桑名市役所の職員に情報システムをいかに使いやすく提供するかというところが目的かなと思っております。

さて、そんな中で本係が最近取り組んでいる業務が、「業務のナレッジ化推進」です。
市役所職員という職業の特性上、約３年～５年周期の人事異動でまったく異なる業務の部署への異動があります。異動の発表も異動日の一週間前というのもざらでして、じっくり引き継ぎを行うこともできない状況です。また、会計年度任用職員に依存している業務も少なくなく、もし会計年度さんが辞めるとなったら業務が立ちいかなくなるのではという声もよく聴きます。
そのようなことから、属人化させない業務の遂行には日常的な業務のナレッジ化・ノウハウのデータベース化が必要なのです！
（大事なことなので太文字にしました☆）

４０代中盤ともなりますと、記憶もおぼろげになっており、今の会話の内容ぐらいだったら「脳内メモリにしっかりインプットした！」と思っていても数週間後に聞かれると「全く記憶にございません。。。」となることもしばしばですので、大事なことはエクセルにメモを残しておくようにしています。
また、年に１度しかやらない業務や、財務会計の伝票入力手順、契約行為の流れ等も同様に手順化して備忘録として使っています。

そういった業務ナレッジの手法として、私の様にエクセルで管理していたりノートに手書きしたりと各自工夫して取り組んでいるのかと思いますが、今回グループウェアシステムの追加機能としてナレッジ機能を導入する運びとなりました。
グループウェア内で導入することの利点としては、ユーザー情報の共有化や、UIの親和性、共同編集・検索機能、部署・個人毎に設定可能な閲覧権限設定等が挙げられます。
他の職員が入力したナレッジも閲覧できますし、検索も可能です。

現在は本番導入前のトライアル期間中なのですが、今後本番運用した際どれだけ多くの職員に活用してもらえるかが課題になります。
また機会があればコチラで経過を報告させていただければと思っております。