こんにちは、桑名市スマートシティ推進課です。
３月に入りましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
桑名市では、雪が舞う日もあり、まだまだ寒い日々が続いておりましたが、今週は一気に気温が上がる予報も出ていて、そろそろお花見日和かもしれません。

さて、今回は我々「スマートシティ推進課」ではなく、「総務課」が取り組んだ事例をご紹介します。
「総務課」の業務の一つに「庁舎管理」があり、今回、これまで紙で管理していた「入退庁管理」を、ペーパレス化しました！

そもそも「入退庁管理」とは

当市では、職員や市民の方が、開庁時間外に本庁舎へ入退庁する場合
防犯上の理由などにより、警備室前に置いている「入退庁管理簿」に入退庁時間や氏名等を記入してもらっていました。なんと手書きです。

管理簿が手書きのため、誰が入退庁しているのか識別不能な乱筆が目立ち、担当部署の総務課は大変苦慮していました。
そこで、ノーコードツール（プログラミング知識がなくても、業務のシステム化やアプリがつくれるクラウドサービス）を利用し、ペーパレス化に取り組むことになりました。

ペーパーレス入退庁管理簿、どうやって作ったの？

今回は、桑名市総務課のYさんに詳しくお話ししてもらいました！

アプリ作成までの経緯を教えてください。
総務課Y：桑名市役所本庁舎への出入りに関しては、平日の19時から翌7時半及び休日の終日において庁舎の防犯の一環として入退庁者の管理をしています。
ただし、指紋認証やICカード等でのセキュリティではなく以下の方法で管理していました。
①出入りできる入口の数を制限し、警備室の前を通過する入口のみを開放
②入退庁の際に所属・氏名・入退庁時間を紙に記入する

しかしながら、その管理方法では
・入退庁者の一覧が誰でも確認できてしまう
・確認できてしまうことを懸念する方が入退庁したことが分かりにくいように乱筆で入退庁管理簿を記載する
など、問題点があり、庁舎管理がしにくい状況でした。

全庁的にペーパーレス化を主導している立場でもあるため、今回取組を決めました。

アプリ作成時間はどれくらいでしたか？
総務課Y：作成時間は6時間程度です。
令和5年12月よりアルコール検知器を用いた酒気帯び確認が義務化された際に、総務課ではノーコードツールを用いて、その承認及び記録システム（※酒気帯び確認システム）をスマートシティ推進課と一緒に構築しました。
その酒気帯び確認システムを構築した際の知識や、職員番号等により登録された職員を照会・入力されるプログラムなどを活用・流用したため、短い作成時間で構築できました。

アプリ作成後、これまでの業務負担は改善されましたか？
総務課Y：閉庁時や休日の庁舎への入退出は多い時で1日150名ほど出入りしますので、年間1500枚の紙が使用されていましたが、それが無くなりました。
また乱筆等の心配がなく、記録がデータ化されたことから、入退庁に関する庁舎管理がスムーズとなりました。
紙に記載していた時には「所属」「氏名」「入退庁時間」の記入を求めていましたが、アプリ運用後は「入庁・退庁の選択」「職員番号の入力」で済むため、「簡単で楽になった！！」という声もいただいています。

次に作りたいものはありますか？
総務課Y：会議室・共用車の鍵の貸出・返却を二次元コードを用いることや、運用中の酒気帯び確認システムのデータと紐づけを行うことができないか検討しています。
また、共用車の運行記録を電子化し、走行距離等を管理するとともに、共用車管理の一環として、運転前後の車両の写真の添付を求めることで車両損傷を報告・確認できないかと考えています。

Yさんありがとうございました！

よりよい桑名市のために．．．

今回のように、業務改善により新たに生まれた時間を、よりよい市民サービスに繋げるため、桑名市では職員側の事務の業務改善にも力を入れています。
今後も、スマートシティ推進課以外の部署の業務改善を紹介していきたいと思いますので、皆様応援よろしくお願いいたします！